Obligatorisk e-faktura från första april
Den offentliga sektorn har halkat efter vad gäller digitaliseringen och det är nu hög tid för dem att hämta hem de effektivitetsvinster och samhällsvinster som finns i att gå över till e-faktura och skrota pappershantering.
Anderz Peterson arbetar på DIGG (myndigheten för digital förvaltning) och har jobbat med e-handelsfrågor de fem senaste åren. Han hjälper till att förbereda och stötta både offentlig och privat sektor inför antågande digitala reformer. Anderz berättar att lagstiftningen om e-faktura har sin grund i det europeiska E-fakturadirektivet som uppkommit för att underlätta handeln inom EU. I Sverige vill regeringen påskynda användningen av e-faktura ytterligare genom att lagstifta om e-faktura både för köparen i offentlig sektor som deras leverantörer av varor- och tjänster.
– E-fakturor minskar fel och manuellt arbete och initiativet ska i längden spara tid och kostnader med snabba, digitala och säkra transaktioner, både nationellt och internationellt, säger Anderz.
PEPPOL – ett verktyg för att utbyta e-dokument
PEPPOL är ett EU-initiativ med målet att göra e-handel och e-upphandling enklare och att standardisera ett sätt att utbyta elektroniska dokument inom och över EU:s gränser. Från och med första april blir det alltså ett lagkrav att skicka och ta emot e-faktura för alla offentliga förvaltningar. Det betyder att de som jobbar inom såväl myndigheter som kommuner och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden.
– Trycket på offentlig sektor att införa elektronisk fakturahantering har varit stort. Men eftersom det finns många olika tekniska lösningar krävs komplicerade anpassningar för att inköpare och leverantörer ska kunna kommunicera. Att använda just PEPPOL är inget krav, men ett bra nätverk för att hantera e-fakturor med ett format som följer den europeiska standarden. Andra elektroniskt strukturerade format är tillåtna om parterna avtalar om det, exempelvis Svefaktura. Det är först och främst pappers- och pdf fakturor som vi vill komma bort från, säger Anderz.
Bara början på digitaliseringsresan
Lagstiftningen kring e-faktura är bara början på digitaliseringsresan i EU. Målet är att förenkla handeln ytterligare genom att göra hela inköpsprocessen digital, ända från upphandlingsskedet. Gränsöverskridande dokument som kan fungera både inom men även utanför Europa kommer i framtiden göra det enklare att kommunicera och handla länder emellan.
– E-signaturer, e-arkiv och e-identifikation öppnar upp ett helt nytt sätt att kommunicera och göra affärer där man slipper papper. Det är många samhällsfunktioner som kommer påverkas av de här digitala projekten, säger Anderz.
För dig som e-handlare
Men vad betyder det för dig som bedriver e-handel B2B och har kunder inom den offentliga sektorn? Egentligen kan du fortsätta precis som vanligt. På Collector Bank använder vi oss till exempel av Evry som partner för att skicka e-fakturor i PEPPOL-format.Innan en faktura skickas så kommer en slagning i PEPPOL-registret göras av Evry. I de fall kunden har anslutit sig kommer fakturan skickas som e-faktura. Det är alltså upp till den offentliga förvaltningen att ansluta sig, och du som e-handlare behöver inte oroa dig.
Är du i en process att välja ny betallösning? Här kommer 15 tips att ha i åtanke när du ska göra ditt val. 