Så fungerar Walleys onboardingprocess för handlare
För många handlare är ett byte av betalleverantör förknippat med osäkerhet. Det är ett beslut där mycket står på spel – konvertering, kundernas förtroende och interna arbetssätt. När checkouten är navet i affären är rädslan för driftstörningar fullt förståelig. Därför har vi på Walley utvecklat en onboardingprocess som ersätter oro med trygghet och kontroll.
”Kommer konverteringen att påverkas?”, ”Blir integrationen lika krånglig som sist?” Det är frågor vi ofta möter hos handlare som står inför ett leverantörsbyte. Frågorna är högst rimliga. Just därför har vi lagt stort fokus på att göra onboarding till något tydligt, strukturerat och förvånansvärt smidigt. Vårt mål är enkelt: varje ny handlare ska komma igång snabbt och känna sig trygg genom hela resan.
– Inför onboarding möter vi ofta frågor kring konvertering och teknisk komplexitet. Det är fullt rimligt, eftersom checkouten är affärskritisk. Vår erfarenhet är dock tydlig: med en strukturerad onboarding bibehålls inte bara konverteringen – den förbättras ofta. I många fall ser handlarna bättre resultat efter bytet än de hade tidigare, säger Anniina Ivarsson, Head of Merchant Services på Walley.
En process i fem tydliga steg
Steg 1: Uppstartsmöte
Onboardingen börjar med ett uppstartsmöte där vi sätter ramarna för hela samarbetet. Tillsammans går vi igenom tidsplan, ansvarsfördelning och vilka verktyg och kommunikationskanaler som ska användas. Men mötet handlar om mer än projektplanering. Det är här vi skapar samsyn kring mål, förväntningar och arbetssätt – och lägger grunden för ett nära samarbete.
– Vi börjar med att rita upp resan tillsammans. Vi presenterar Walley, pratar om hur samarbetet kommer att fungera, vad vi förväntar oss av varandra och hur vi definierar framgång. Samtidigt landar vi i det praktiska – projektplaner, arbetsflöden och vilka verktyg som passar handlarens sätt att arbeta, oavsett om det är Slack, Teams eller något annat, säger Simon Bennarsten, Merchant Delivery Manager på Walley.
Steg 2: "Empowered Learning"
När grunden är på plats går vi vidare till nästa steg: att säkerställa att hela organisationen känner sig trygg med lösningen. Vi involverar alla relevanta funktioner tidigt – inte bara teknikteamet. Kundservice, ekonomi och andra relevanta funktioner är med från start.
Syftet är att alla som berörs ska förstå hur Walley fungerar i praktiken, hur lösningen passar in i deras dagliga arbete och hur den bidrar till en bättre kundupplevelse.
– I den här fasen ser vi till att alla berörda avdelningar har koll på hur betallösningen fungerar, säger Simon. När varje team förstår sin del av helheten blir arbetet både smidigare och mer effektivt. Det skapar trygghet och minskar risken för friktion längre fram.
Steg 3: Utveckling & testning
När alla är med på tåget är det dags att börja bygga. Under utvecklings- och testfasen arbetar vi tätt tillsammans med handlaren för att sätta den tekniska lösningen på plats. Integration, konfiguration och tester genomförs för att säkerställa att allt fungerar sömlöst i handlarens befintliga miljö.
Vi lämnar inte bara över dokumentation och väntar. Vårt team är aktivt involverat, ofta direkt i handlarens testmiljö. Tillsammans testar vi verkliga checkout-scenarier, olika användningsfall och säkerställer att alla funktioner lever upp till förväntningarna.
– Det är här vi verkligen går ner på detaljnivå. Vi testar olika checkoutflöden, justerar funktioner och finlirar lösningen i realtid tillsammans med handlaren. Målet är att allt ska kännas helt rätt – både tekniskt och affärsmässigt, säger William Kinnander, Merchant Delivery Manager på Walley.
Steg 4: Live-test i produktionsmiljö
När allt är färdigt i testmiljön är det dags att prova lösningen i skarpt läge. Under live-testningen verifierar vi att allt fungerar som det ska när lösningen kopplas till handlarens faktiska system, data och kundflöden.
– Live-testet är sista kvalitetssäkringen innan lansering, säger William. Vi går igenom hela lösningen i en produktionslik miljö och följer riktiga transaktioner tillsammans med handlaren. Det är ofta här de små justeringarna görs – de som gör stor skillnad när lösningen väl är live.
Steg 5: Uppföljning och verifiering
Det sista steget före go-live är uppföljning och verifiering. Här säkerställer vi att allt är redo genom att analysera resultaten från live-testet, sätta upp spårning och kontrollera att samtliga system och processer fungerar som tänkt.
Tillsammans definierar vi vilka nyckeltal och KPI:er som ska följas upp efter lansering och ser till att rätt verktyg finns på plats från dag ett. Det ger både tydlighet och handlingskraft när lösningen är live.
– Det här är vår slutliga avstämning, säger Simon. Vi går igenom data, bekräftar att vi är helt synkade kring vad framgång innebär och säkerställer att allt är verifierat. När vi går live ska det inte finnas några frågetecken.
Go-live – och samarbetet som fortsätter
När uppföljning och verifiering är klara är det dags för go-live.
Efter lansering tar Walleys Success Team över och erbjuder det vi kallar hyper care – ett nära och dedikerat stöd som säkerställer en smidig övergång från implementation till daglig drift.
Walley Success Team består av specialister som fortsätter att arbeta tillsammans med handlaren för att följa upp resultat, lösa praktiska utmaningar och identifiera nya möjligheter. Det kan handla om att optimera flöden, genomföra gemensamma kampanjer eller introducera nya funktioner – alltid med målet att maximera värdet av Walleys lösning.
– Onboardingen är egentligen bara början, säger Anniina. När handlaren går live fortsätter vi arbetet genom vårt Success Team. Vi finns kvar, följer upp och hjälper till att bygga vidare på det vi har skapat tillsammans.